Systemy zarządzania dokumentacją

W każdej firmie prywatnej i urzędzie państwowym, lub innego rodzaju instytucji ustanowione są specjalne zasady zarządzania dokumentacją w firmie. Obieg dokumentów, jeżeli jest sprawny, to znacznie ułatwi pracę i zwiększa jej efektywność. Ów obieg dokumentów może odbywać się według różnych systemów. Wyróżnia się trzy podstawowe systemy: dziennikowy, bezdziennikowy i mieszany. Najczęściej spotyka się system dziennikowy, inaczej nazywany kancelaryjnym.Obieg dokumentów jest w tym przypadku oparty na specjalnym dzienniku, w którym rejestruje się wszelkie wchodzące i wychodzące z instytucji pisma. W dzienniku za pomocą specjalnych przegródek segreguje się pisma, które następnie rozdzielane są do odpowiednich działów przez kierownika jednostki. W systemie bezdziennikowym nie segreguje się pism według daty w dzienniku, a robi się to w specjalnie do tego przeznaczonych teczkach, każda teczka oznacza inną sprawę administracyjną. Teczkom nadaje się sygnatury, które potem zapisuje się również na pismach.

Podobne artykuły

  • Czego unikać w listach motywacyjnychCzego unikać w listach motywacyjnych Istnieje kilka podstawowych błędów, jakich należy się wystrzegać na etapie tworzenia listu motywacyjnego. Przede wszystkim, niektóre osoby, pisząc list motywacyjny, praktycznie powielają […]
  • Jak zwrócić uwagę na posiadane umiejętności prezentując się pracodawcyJak zwrócić uwagę na posiadane umiejętności prezentując się pracodawcy Czy zastanawialiście się kiedyś, czego tak naprawdę pracodawca oczekuje od kandydatów do pracy i co powinien zawierać ich list motywacyjny, który ma być zachęta do poznania poszczególnych […]
  • Profil psychologiczny listu motywacyjnegoProfil psychologiczny listu motywacyjnego Firmy i osoby wyspecjalizowane w rekrutacji pracowników posiadają często rozległą wiedzę na temat psychologii człowieka. Jest ona wykorzystywana w procesie rekrutacji do stworzenia […]
  • Jak ma wyglądać list motywacyjnyJak ma wyglądać list motywacyjny Napisanie dobrego listu motywacyjnego jest zadaniem znacznie trudniejszym niż stworzenie CV. Życiorys jest, bowiem spisem naszych świadectw, certyfikatów i umiejętności. Zgodnie z nazwą […]
  • Jakich listów motywacyjnych nie lubią pracodawcyJakich listów motywacyjnych nie lubią pracodawcy Pracodawcy poszukujący najlepszych kandydatów na swoich pracowników czytają wiele listów motywacyjnych,z których niestety zdecydowana większość nie spełnia ich oczekiwań. Jaki list […]
  • Zapasowa wersja dokumentówZapasowa wersja dokumentów Jeśli w firmie panuje natężony obieg dokumentów często zdarza się, że dokumenty giną. Można wtedy zwrócić uwagę na system elektronicznych zapasowych wersji dokumentów papierowych. Gdy […]